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              天水經濟發展有限責任公司關于進一步規范和加強內部管理的通知
              時間:2022-05-07 09:19:51 來源:

              各部室、下屬單位:
                  為進一步規范工作程序,提升工作效能,建立健全公司科學管理機制,推進國有企業改革三年行動方案深入落實,為公司全年各項任務的落實建立良好制度環境,經公司會議研究決定,現就進一步規范和加強內部管理的有關事項通知如下:
                  一、嚴肅工作紀律
              (一)嚴格實行考勤簽到制度。全體員工應自覺遵守工作紀律,按時上下班,及時簽到,做到不遲到、不早退、不曠工,不得無故離崗,認真履行崗位職責,積極完成各項工作任務。嚴禁上班時間玩電子游戲、看視頻、網絡聊天等與工作無關活動,否則以違反公司制度予以處理?记诠芾聿块T應建立考勤統計、督查、通報和違反處罰制度,確保公司考勤制度落實。
                  (二)嚴格執行請銷假制度。員工因事、因病等確需請假的,必須按審批權限履行書面請假手續(或OA工作流程),至少提前半天辦理請假手續,做好工作交接和銜接。員工請假1天以內(含1天),由部門負責人審批,1天以上(不含1天)、3天以內(不含3天)由分管領導審批,3天以上(含3天)由總經理審批。部門負責人、總經理助理及副總經理請假必須由總經理審批。請假必須以具有審批權限的領導最終簽字批準為準。請假結束后要及時銷假。特殊情況不能提前履行請假手續的,應通過電話等形式向直屬部門負責人、分管領導(總經理助理)請假,同時向人力資源部作考勤報備,并于正常上班后及時補辦手續。加班、出差和外出的參照請假審批權限予以報備。
              (三)嚴格值班值守制度。疫情防控、防汛、節假日等值班期間,值班人員接到各類電話、傳真、突發事件等要立即登記,填寫好值班記錄。情況緊急的,應第一時間向值班領導報告,根據領導指令通知相關責任人,并協助處置;對于收到涉及政務、業務的會議、活動通知等文件、資料,及時移交辦公室統一處理。值班人員違反值班帶班制度規定,影響工作或值班工作正常進行,或造成不良影響的,依照制度嚴肅追究相關人員責任。
                  二、規范文件處理
                  (一)明確文件范圍:文件包括收到的各類正式文件、信函和重要文字資料以及由公司制發的各類文件、信函、總結和其他資料,對外報送的文件必須經由分管領導審核,上報上級機關的須由總經理簽發或同意。文件處理必須做到及時、準確、安全。辦公室統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀,各部門、下屬公司文件應由專人負責存檔和管理。
                  (二)收文處理過程:公司收到的各類文件由辦公室簽收、拆封,正式文件、信函和重要文字資料需登記、編號,并填寫文件閱辦單按規定傳閱。辦理部門應及時將原件交回辦公室存檔并記錄好處理結果,對經常需要查閱的文件,可留復印件在相關部門。辦公室及時將公文的原稿、修改稿、正本、領導批示等有關材料立卷歸檔。所有文件須在3天內傳閱完畢,急件或特殊事件立收立傳立辦。
              (三)發文處理過程:公司制發的正式文件(紅頭),必須由經辦人(擬稿)、部門負責人、辦公室核稿、分管領導(部分文件需要分管領導會簽)、總經理簽發后予以印發。為提高效率,各部門起草的文件,原則上應首先經過初步審核后,再提交OA“發文單”進行簽發。公司制發的非正式公文,包括信函、總結、計劃和業務部門的數據等資料,須由公司分管領導審核,重要材料或上報上級機關的須由總經理審定,需要加蓋印章的按相關規定審批。
                  三、加強合同管理
                  (一)規范合同文本格式。公司起草的合同,封皮、封底使用統一格式,A3雙面排版(見附件),制式合同或由對方單位起草的合同應在蓋章前統一按合同編號辦法登記。合同編號辦法以《關于進一步加強合同管理的通知》(天經司發〔2020〕84號)。合同編號登記薄應備紙質版和電子版核查。
                  (二)保持合同文本內容完整。有制式合同的按制式合同簽訂,無制式合同的其內容一定要完善。合同基本內容包括:合同雙方當事人信息(名稱和住所)、標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任和解決爭議的方式等。簽約人在簽訂經濟合同之前,必須認真了解對方當事人的情況和市場行情,做到既要考慮本方的經濟利益,又要考慮對方的條件和實際能力,防止上當受騙,防止簽訂無效經濟合同。
                  (三)嚴格履行合同審批流程。合同簽訂采取會簽審批制度,由經辦人、部門或下屬公司負責人、分管領導、公司董事長總經理審定簽字后(OA流程或紙質版審批單)視為審批同意。通過OA流程審批后,經辦人、部門或下屬公司負責人、分管領導必須再次對合同文本內容進行審核,并在確認一致的合同文本上分別簽字確認,提交董事長總經理審定簽字后由印章管理員加蓋公司合同專用章。對于重大合同或涉及重大事項的合同,必須經過公司法律顧問審核,避免造成法律風險。
                  (四)規范合同檔案管理。所有合同應至少留存兩份紙質版,分別由財務部和經辦部門保存(如果正本份數不夠,可留存復印件,但應在首頁合同名稱處加蓋“復印件”字樣),合同文本電子版為簽字蓋章后合同掃描件,存檔格式為“.PDF”,文件名為“合同編號”。所有經濟合同簽訂后由計劃財務部納入“應付應收賬款管理”,未提交合同無法經核算濟指標的由經辦部門自行負責。部門或下屬公司負責人應建立合同檔案備查表,掌握每一份合同金額、期限及履行情況,對期限超過1年的合同應建立跟蹤制度,發現問題及時匯報處理。所有合同(紙質版、電子版)應次年6年底前移交檔案室歸檔。建設工程合同應按照《建設工程文件歸檔規范》(GB/T50328-2014)整理組卷后交檔案室歸檔。
                  (五)合同主體雙方為經濟發展公司及下屬公司,按照合同審批流程進行會簽,由業務輸出方(甲方)提交合同審批單進行審批,業務承受方(乙方)相關人員進行會簽。
                  四、嚴格印章管理
                  (一)公章使用范圍:以公司名義簽發的文件、文書,包括各類通知、通報、報告、決定、計劃、紀要、函件、報表等;各類合同、協議;代表公司對外工作聯系的介紹信、需證明的各類材料及其它需要的簽章等。
                  (二)印章使用要求:公章使用遵循“先審批,后用印”的原則。申請用印人應認真填寫《印章使用登記簿》并履行審批簽字程序:與業務相關的日常性報送材料、程序性文件、介紹信、便函及其它證明材料,須由分管領導審核同意簽字;凡報送上級機關的材料或審計、紀檢監察、公檢法等相關部門調查取證的材料,須由分管領導審核經主要領導審定同意簽字;凡涉及個人事項需加蓋公章的材料,如貸款、擔保、落戶等,須由分管領導審核同意簽字。
                  對一些行文不規范如字跡潦草、有涂改痕跡、表達不清、有錯別字、落款不明等文檔,不予加蓋公章;公章不得在空白頁面上使用,包括各類空白的紙張、表格、合同、協議、證明等。如遇特殊情況,必須提出書面申請,經主要領導簽字同意后,方可用章;公章原則上應在辦公室使用,禁止帶出本單位。如因特殊需要,須填寫《用印外帶使用申請表》,經主要領導簽字同意后,方可帶出。公章帶出期間,用印人只可將公章用于申請事由,并對公章的使用后果承擔相應責任。
                  辦公室公章管理人員須嚴格用印把關,按照規定程序辦事,對不符合規定的,不予用章。特殊情況急需使用公章的,由公章使用人向分管領導匯報同意后可先行用章,但公章使用人應在事后及時補辦手續。
                  (三)印章保管:經發公司公章及合同章由辦公室指定專人上鎖保管,嚴禁擅自攜帶外出。如保管人出差或請休假,須報告分管領導指定他人暫時保管,并做好公章移交手續,登記《印章移交登記表》。如保管人調離,需辦理公章交接手續。如公章遺失,須迅速報告分管領導,按規定辦理遺失聲明,并報有關部門備案。
              (四)其他事項:黨支部、工會印章由黨群工作部統一管理,須參照辦公室建立健全用印制度,指定專人保管印章,建立用印登記制度,履行審批程序后加蓋印章。財務印章由計劃財務部統一管理,嚴格按照會計法律法規建立用印制度。法人印章使用必須由主要領導同意后使用。
                  五、強化財務管理
                  (一)加強財務制度建設。全面梳理公司財務管理工作流程,明確職責,完善制度,嚴肅紀律,確保各類資金管理“規范、高效、安全”。堅持財務集中審批和支付制度,堅持各公司財務賬戶統一管理、單獨核算制度。財務支出及各公司之間的資金劃撥須經總經理簽字確認后執行。
                  (二)嚴格執行財會制度。厲行節約、量入為出,所有開支均應先行審批,實行“一支筆”簽報,票據合規,事由明確。嚴格遵循“誰經手、誰簽批、誰負責”,所有經費支出必須堅持“事前報告、一事一結、及時報賬”的原則。經手人、負責人、分管負責人對發票和事項的真實性、合規性負責。原始憑證必須真實、合法、有效、完整。報銷原始憑證須有經辦人、證明人簽字以及文件、合同、協議、會議記錄、領導批示依據等;發票沒有明細的須附憑證附件。對要素不齊全的票據,財務不予受理。
                  (三)規范收支管理。嚴格執行公司“重大事項審批流程”,對違反中央八項規定的堅決不支,簽字程序未履行的堅決不支,發票不規范的堅決不支,票實不符的堅決不支,超出工程撥款進度的堅決不支。做到收支合理、賬務清楚、票據齊全。認真查找財務管控風險,定期清理往來款項,保證各項財務支出合法合規,促進財務管理規范化、制度化、節約化,提高資金的使用效益,提升財務工作質量。
                  六、加強采購管理
                  (一)采購計劃:各部門、下屬公司應按季度提出日常辦公物資采購計劃,經審批同意后,由辦公室統籌安排采購。采購工作專人負責,原則上采購人員不得少于2人,必須實行貨比三家,比價擇優采購,并做好辦公用品出入庫臺賬登記。需要緊急臨時采購的,經主要領導同意后,由辦公室進行采購。
                  (二)辦公用品領用:辦公室應建立辦公用品領用登記制度,由辦公室和各下屬公司分別建立辦公用品領用登記薄。辦公用品領取后發現不適用或未用完部分,說明情況后,應返還庫管人員,不得隨意浪費。領取的非消耗性辦公用品(如訂書機、排插、計算器、電水壺、電話機等)應妥為保管,如重復申領,憑損毀原物以舊換新。電腦重新安裝系統、打印機加墨、更換墨盒等,以及宣傳海報、彩頁、橫幅及展板等制作,參照辦公用品采購計劃管理執行,要求明確規格、材質、數量及單價等。如有緊急需求,可電話溝通備案,后期補齊手續。
                  (三)辦公用品使用管理:辦公用品應牢固樹立節約光榮、浪費可恥的思想,采購中堅持質優價廉、使用中堅持物盡其用,強化精打細算意識,提倡節省每一張紙、每一顆釘、每一個夾、每一分錢,能重復使用應重復使用,努力降低辦公成本。
                  七、加強信息信訪工作
                  (一)信息報送:各部門、下屬公司必須將報送信息作為一項重要工作,建立和健全靈敏高效的信息渠道,每月及時向辦公室報送有價值的重點工作信息3篇。信息工作要與具體工作結合起來,注重反映工作中的新成績、新思路、新經驗、新情況、新問題。上報信息要簡明扼要,文字精練,重點突出,標題醒目,數字準確,減少空話、套話,要實事求是。辦公室應對上報的信息進行整理、篩選和審核,按程序向上級部門或業務部門報送,對符合公開條件的信息及時通過公司網站予以發布。
                  (二)信訪答復:在收到承辦各類信訪投訴事件時,辦公室做好登記,并按職責分發給責任部門辦理。責任部門收到承辦信訪件,應指定專人負責,盡快查證事實,并形成書面回復意見,按程序上報。
                  八、加強后勤管理
                  (一)規范來賓接待。嚴格執行公務接待標準,盡量減少接待,確需接待的一律從簡接待。嚴禁鋪張浪費,更不得以接待為名亂開亂支。接待實行定點接待,由經辦部門填寫接待申請單,履行審批手續后由辦公室發放派餐單前往指定地點就餐,接待完畢后由經辦人將派餐單回執返還辦公室。
                  (二)加強車輛管理。公司所有車輛實行市內油卡加油和油耗統計辦法,辦公室統一制表,指定專人負責油卡管理與日常登記。車輛維修比照市場價格,實行定點維修、定期結賬。所有車輛由辦公室統一調度,加強駕駛員安全教育和車輛日常檢修,提高車輛使用效率。
                  (三)加強職工食堂管理。歸口管理部門應嚴格按照食品經營生產許可要求,加強工作人員管理,嚴格規范食料采購、出入庫、加工管理過程,建立食品留樣制度,做好賬務核算和食堂固定資產管理。堅持做到“三不”,即不采購變質的食物和含有農藥殘留的蔬菜,不使用過期偽劣的食品和調味品,不混放或混切生熟食品,從正規市場采購食材,蔬菜應保證新鮮,不準購買病、死的肉類及肉制品。食堂工作人員應及時清洗餐具、炊具、水池、擦拭餐桌、餐椅、灶臺和工作臺,打掃地面殘渣,保持好食堂環境衛生,防止蚊蠅鼠蟲,就餐人員應做到不隨意傾倒食物、不隨意扔垃圾,共同營造一個干凈衛生、優雅舒適的用餐環境。
                  九、節約資源能源
                  (一)節約水電,減少資源浪費。隨手關閉電燈,下班后關電腦、關空調,切斷電源,減少資源浪費,特別是防止長時間不斷電造成電器發熱,引發火災,造成安全事故。做到人離燈滅、人離電斷,堅決杜絕長明燈或電腦不關機等隨意浪費的行為。隨手關閉水龍頭,不要形成長流水。
                  (二)節約糧食,杜絕餐桌浪費。在職工食堂就餐時,要做到按需取用、珍惜糧食,不要因打飯過多或飯菜不合自己胃口隨意傾倒,堅持做到打多少吃多少。在外面就餐時,堅持“光盤行動”,吃多少點多少,杜絕剩菜剩飯,自覺引領和踐行文明就餐新風尚。
                  (三)節約用紙,減少辦公用品浪費。啟用OA辦公系統后,倡導無紙化辦公。打印文件或資料時,應認真校對,減少錯誤,避免浪費。堅持雙面打印,充分利用紙張。對于僅供傳閱或非正式文件,盡量使用反面打印。
              特此通知。
                                     
               
               
                                                                                                                                            天水經濟發展有限責任公司
                                                                                                                                                  2022年4月25日
               
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